Benefits Compliance Tracker
Effizienz und Compliance im Management von Sachzuwendungen
Sachzuwendungen smart managen. Risiken vermeiden.
Sachzuwendungen (Benefits) an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde sind gängige Mittel zu Mitarbeitenden- und Kundenbindung. Doch die korrekte Aufzeichnung und Bewertung dieser Benefits stellt viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen: von der Wahl der richtigen Pauschalierungsvorschrift für Lohn- und Sozialversicherungsrechtliche Zwecke (Pauschalierung nach § 37b EStG vs. Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG), der korrekten ertrag- und umsatzsteuerlichen Würdigung bis hin zur vollständigen und prüfungssicheren Dokumentation.
Ihre Vorteile
Effizienzsteigerung
Der BCT minimiert den Aufwand für Ihre Lohn- und Steuerabteilung erheblich, indem er manuelle Prozesse automatisiert und optimiert. Die notwendigen Informationen werden direkt an der Quelle beim Zuwendenden abgefragt, was Zeiten für Sachverhaltsaufklärungen minimiert. Da der Payroll-Output Ihnen als importierfähige Datei für Ihr Payroll-System zur Verfügung gestellt wird, ist zudem Ihre Lohnabteilung maximal entlastet.
Steueroptimierung
Durch die optimale Nutzung von Steuerbegünstigungen und Steuerfreibeträgen senkt der BCT Ihre Gesamtsteuerlast. Über das Management-Dashboard erhalten Sie zudem jederzeit alle relevanten Informationen und KPIs, damit Sie die Benefits in Ihrem Unternehmen effizient steuern können.
Compliance
Der BCT erhöht die Steuer-Compliance insgesamt und reduziert das Risiko von Fehlern und Strafen durch eine umfassende und präzise Dokumentation aller relevanten Daten. Durch das detaillierte Masterfile sind Sie jederzeit dazu in der Lage, z. B. im Rahmen von Lohnsteueraußenprüfung oder Betriebsprüfungen, die korrekte steuerliche Behandlung der Sachzuwendungen nachzuweisen.
Steuerliche Compliance für Benefits – so einfach gehts
Der BCT ist modular aufgebaut, um den vielfältigen Anforderungen verschiedener Arten von Sachzuwendungen gerecht zu werden. Unsere drei Standardmodule sind Geschenke, Bewirtungen und Veranstaltungen. Innerhalb des Workflows werden spezifische Prüfungen auf Modulebene für jede Art von Sachzuwendung durchgeführt, gefolgt von einer umfassenden Bewertung über alle Module hinweg. Die Module können je nach Bedarf unabhängig voneinander ausgewählt werden. Für unternehmensspezifische Anforderungen, die von den bestehenden Modulen nicht abgedeckt werden, besteht stets die Möglichkeit, individuelle Module zu entwickeln und nahtlos in den gesamten Workflow zu integrieren.
01
Datenerfassung
Alle relevanten Inhalte für die steuerliche Klassifizierung einer Sachzuwendung werden durch spezialisierte Microsoft Forms - Fragebögen erfasst. Es gibt unterschiedliche Formulare für Geschenke, Bewirtungen und Veranstaltungen.
02
Datenverarbeitung
Ein eingereichtes Formular löst einen Power Automate Workflow aus, der die Inhalte auf Vollständigkeit und Plausibilität sowie spezifisch nach dem Sachzuwendungstyp prüft. Entscheidungsbäume im Workflow gewährleisten, dass alle Sachzuwendungen korrekt gewürdigt werden. Eine monatlich abschließende und übergreifende Prüfung stellt sicher, dass steuerliche Vorteile optimal genutzt und Compliance-Vorschriften eingehalten werden.
03
Datenresultate
- Masterfile: ermöglicht eine fortlaufende Dokumentation aller in einem Jahr gewährten Sachzuwendungen. Zudem werden in einem hierauf basierenden Power BI-Dashboard wichtige KPIs für das Management dargestellt.
- Payroll Output: monatlicher Report als Importvorlage für die Gehaltsabrechnung, der die steuerpflichtigen Sachzuwendungen auf Mitarbeitenden-Ebene enthält.
- Accounting Output: monatlicher Report, der die notwendigen Korrekturen für die korrekte Behandlung der Umsatzsteuer und Ertragsteuer aufzeigt.
