Whistleblower and Ethics Reporting Channel – Hinweisgebersystem nach EU-Whistleblower-Richtlinie
- Sind Sie auf Whistleblower-Hinweise vorbereitet?
- Suchen Sie nach einer Möglichkeit, eine interne Meldestelle zu implementieren und zu betreiben?
- Ist Ihr Unternehmen von dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betroffen?
Dann ist unser Whistleblower and Ethics Reporting Channel als Managed Service die optimale Lösung für Sie – einfach, schnell und kostengünstig.
Darum ist die zeitnahe Implementierung eines Hinweisgebersystems so wichtig
Aufgrund der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgeber:innen (2019/1937, HinSch-RL) sind alle Unternehmen – unabhängig von der Rechtsform – und staatliche Stellen verpflichtet, eine sog. interne Meldestelle einzurichten, über den Hinweisgeber:innen bestimmte Rechtsverstöße melden können.
Die Einrichtung einer Meldestelle für Hinweisgeber ist jedoch mehr als eine Pflicht durch das Hinweisgeberschutzgesetz. Die interne Meldestelle bringt einen Kulturwandel mit dem Ziel, einen ständigen Verbesserungsprozess zu initiieren und damit die Dienststelle oder das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Das frühzeitige Erkennen von Rechtsverstößen kann zu einer Reduzierung der Haftungsrisiken führen und so Schaden abhalten.
Unsere Lösung? Whistleblower and Ethics Reporting Channel – Managed Whistleblower Hotline
Bei PwC bieten wir Ihnen sowohl die Einrichtung des Hinweisgebersystems als auch den Betrieb der internen Meldestelle für Hinweisgeber als Managed Service an. Wir ermöglichen Ihnen, die interne Meldestelle vollständig an PwC auszulagern. Gerne stellen wir Ihnen hierzu auch eine Musterbetriebsvereinbarung zur Verfügung. Mit unserer standardisierten und digitalen Lösung – dem Whistleblower and Ethics Reporting Channel – bieten wir Ihnen:
- die Einrichtung des Hinweisgebersystems und den Betrieb des Whistleblower-Systems
- verschiedene Kommunikationskanäle wie Webformular, Whistleblower Hotline, Whistleblower Online Briefkasten und Dashboard
- Nachverfolgung des Status des abgegebenen Hinweises auf Seiten der Hinweisgeber:innen
- die Dokumentation und Stichhaltigkeitsprüfung aller eingegangenen Hinweise
- das Verwalten und Erfüllen gesetzlicher Fristen, absolute Rechtssicherheit sowie die Sicherstellung der Compliance-Anforderungen
- Transparenz über alle abgegebenen Hinweise durch das bereitgestellte Dashboard auf Unternehmensseite
- Handlungsempfehlungen unserer PwC-Expert:innen für das Ergreifen von Folgemaßnahmen
Digitales Hinweisgebersystem – Professionelle Unterstützung in jeder Phase
Hinweisabgabe
Da unser Whistleblower and Ethics Reporting Channel barrierefrei ist, können Hinweisgeber:innen neben der Nutzung des unternehmensspezifischen, selbsterklärenden und intuitiven Webformulars auch telefonisch Verstöße melden. Zudem bieten wir Hinweisgeber:innen die Möglichkeit, Meldungen sowohl anonym als auch mit Angabe persönlicher Daten zur Kontaktaufnahme abzugeben. Auf diese Weise schaffen wir ein vertrauensvolles und sicheres Umfeld und gewähren Whistleblowern größtmöglichen Schutz sowie absolute Datensicherheit.
Statustracking
Nach dem Absenden eines Hinweises können sich Hinweisgeber:innen jederzeit mit ihrer Vorgangsnummer auf der Website des Whistleblower and Ethics Reporting Channels einloggen und den Status ihrer Meldung im Whistleblower Online Briefkasten einsehen. Darüber hinaus können sie ihrer Meldung weitere Informationen hinzufügen, Dateien einreichen sowie unsere Expert:innen per Chat kontaktieren.
Prüfung
Abgegebene Hinweise durchlaufen bei PwC einen workflowbasierten Prozess. Dabei erfolgt neben einer Stichhaltigkeitsprüfung ggf. eine Konkretisierung des Hinweises durch die Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen. Wir sprechen zudem eine Handlungsempfehlung aus.
Transparente Handlungsempfehlung
Auf Unternehmensseite können Sie jederzeit den abgegebenen Hinweis sowie unser Prüfungsergebnis mit entsprechender Handlungsempfehlung in unserem mehrsprachigen Dashboard einsehen. Sie erhalten somit Transparenz auf einen Blick. Die Hinweise können nach den unterschiedlichsten Kriterien wie Gesellschaften, Zeiträumen, Kategorie der Meldung oder dem jeweiligen Bearbeitungsstatus gefiltert werden. Die Anonymität der Hinweisgeber:innen und Beschuldigten wird im Dashboard stets gewahrt.
Da wir vollkommen unabhängig sind, behalten Sie die Entscheidungshoheit, welche Maßnahmen Sie aus den eingegangenen Hinweisen ziehen wollen, um nötige Folgemaßnahmen zu treffen und Reputationsrisiken abwenden zu können. Bei Bedarf kann unsere Lösung bei einer weiteren Untersuchung mit der Concierge-Plattform Connected Digital Services kombiniert werden. Die Plattform ist Ihr umfassender Forensic Service und entlastet Sie unter anderem bei der Untersuchung von Compliance-Verstößen, Verdachtsfällen oder zur Feststellung von Tatbeständen.
Lernen Sie unser Hinweisgebersystem kennen
Die Vorteile unseres Hinweisgebersystems
Geringer Implementierungsaufwand
Durch Auslagerung des Meldekanals an PwC sind keine neuen IT-Infrastrukturen für Sie nötig
Anonymität für Hinweisgeber:innen und Sicherheit im Umgang mit Hinweisen – professionell und vertraulich
Transparenz durch Statusübersicht aller eingegangenen Hinweise in einem Dashboard
Einhaltung aller gesetzlichen Fristen
Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Expert:innen von PwC
Preise
Unsere Leistungen zur Einrichtung und dem Betrieb des internen Meldekanals bieten wir Ihnen grundsätzlich auf Basis von Pauschalen pro Jahr an. Hierbei berücksichtigen wir die Anzahl von Gesellschaften, die Anzahl der eingegangenen Hinweise sowie das Aufkommen von etwaigen sog. Spaßhinweisen. Einmalige Kosten fallen für die Implementierung des internen Meldekanals sowie für die Zurverfügungstellung der Musterbetriebsvereinbarung an, sofern Sie diese anfordern. Ferner stehen wir Ihnen auch bei der Beratung zu etwaigen Folgemaßnahmen zur Verfügung.
- interner Meldekanal
- Kunden-gebrandete Landingpage und individualisiertes Dashboard
- weitere Leistungen nach Vereinbarung
Hier geht's zur Implementierung des Whistleblower and Ethics Reporting Channel
Bitte tragen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein, um weitere Informationen, ein Angebot oder eine Demo dieses Produkts zu erhalten. Wir setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.
FAQ
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist eine Plattform, über die sich hinweisgebende Personen melden können, um Sachverhalte zu Rechtsverstößen zu melden. Der im Hinweisgeberschutzgesetz benannte „interne Meldekanal” meint dabei ein durch das betreffende Unternehmen betriebenes Hinweisgebersystem. Dessen Ziel ist es, hinweisgebenden Personen einen vertrauensvollen Raum zu bieten, in welchem sie Missstände melden können, ohne sich Repressalien ausgesetzt zu sehen. Dem Unternehmen bietet eine Meldestelle für Hinweisgeber die Möglichkeit, Missstände zu beheben und auf diese Weise ihre Compliance zu verbessern.
Wie schnell kann PwC die Managed Whistleblower Hotline in Ihrem Unternehmen implementieren?
Das Hinweisgebersystem wird regulär in einer Woche umgesetzt. Bei Bedarf kann die Implementierung auch schneller erfolgen.
Wie werden die eingegangenen Hinweise ausgewertet?
Die Hinweise werden im Dashboard anhand von Kategorien geclustert. Somit ist eine Auswertung der Hinweise auf einen Blick möglich. Einmal im Jahr erhalten Sie optional für das Compliance Management System einen standardisierten Bericht über die Anzahl, Art und Clusterung der Hinweise.
Wird im Unternehmen ein Bereich oder eine Stelle mit dem Meldekanal belastet?
Der interne Meldekanal wird vollumfänglich durch den Dienstleister PwC erbracht. Es werden daher keine Bereiche oder Stellen mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems belastet. Lediglich die berechtigten Personen, die einen Zugriff auf das Dashboard haben, sind in den Prozess eingebunden. Dadurch werden Schnittstellenprobleme oder Systembrüche minimiert und Ressourcen eingespart.
Muss eine Software installiert werden?
Es ist nicht notwendig, eine Software zu installieren. Über einen Link erhalten die von Ihnen ausgewählten berechtigten Personen Zugriff auf das Dashboard. Die hinweisgebenden Personen können ebenfalls über einen bei Ihnen beispielsweise im Intranet veröffentlichten Link auf das Web-Formular zugreifen.
Wie stellt PwC die Vertraulichkeit sicher? Wie schützt PwC die Daten?
Wir bieten hinweisgebenden Personen eine vertrauensvolle Umgebung, in der die Hinweise abgegeben werden können. Die Daten speichern wir verschlüsselt auf deutschen Servern. Wir bieten die höchsten Sicherheitsstandards und sorgen für einen allumfassenden Schutz der Daten. Die unserer Plattform zugrundeliegende Technologie ist DSGVO-, ISO-27018:2019- und ISO-27001:2013-konform.
Wer hat Zugriff auf das Dashboard?
Auf das Dashboard greift das Unternehmen zu. Es können grundsätzlich bis zu fünf Personen berechtigt werden. Der Zugriff kann kostenpflichtig erweitert werden. Die Auswahl im Hinblick auf die berechtigten Personen trifft das Unternehmen bzw. die Dienststelle.