Reconciliation Data Cruncher

Reconciliation Data Cruncher

Unkomplizierte Erfüllung der Pflichten als Qualified Intermediary

IRS hat Abstimmung der 1042-S Formulare zum Schwerpunkt für die anstehende Zertifizierung erklärt

Der sogenannte Qualified Intermediary (QI)-Vertrag wird zwischen der amerikanischen Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) und nicht-amerikanischen Banken geschlossen. Er beinhaltet insbesondere Vorschriften für die Kundendokumentation, sowie zum Einbehalt und der Abführung von US-Quellensteuer, die für Erträge aus US-Wertpapieren anfallen. Weiterhin wird festgelegt, wie die Banken, die nun als Qualified Intermediary (QI) auftreten, die aggregierten steuerlichen Informationen von den vorgelagerten Lagerstellen (sog. received 1042-S forms) verarbeiten und an den IRS übermitteln (sog. issued 1042-S forms).

Im Grundsatz scheint es sehr einfach und einleuchtend, dass der jeweilige QI nur “reportable amounts” an seine Kunden weiterleiten kann, die er zuvor von seiner Lagerstelle erhalten hat. Seit Jahren ist jedoch bekannt, dass u.a. aufgrund unterschiedlicher Datenquellen, 871(m)-Regulatorik, zeitlicher Buchungsunterschiede, aber auch Meldungen mit einer falschen QI-Employer Identification Number (QI-EIN) es sehr schwer ist, eine Abstimmung der 1042-S Formulare durchzuführen. Nun hat der IRS die Abstimmung zu einem wesentlichen Thema für die Zertifizierungsperiode 2018 bis 2020 erklärt und gefordert, dass jeder Zertifizierung eines QI die entsprechenden 1042-S Abstimmungen für die zu zertifizierenden Kalenderjahre beizufügen ist. Diese soll dann als Basis dienen, um über die erfolgreiche Zertifizierung zu entscheiden. Darin festgestellte Differenzen und Inkonsistenzen werden von der Behörde hinterfragt werden und könnten bei Identifikation von Pflichtverletzungen des QI, zu empfindlichen Strafzahlungen führen.

Sind Sie darauf vorbereitet? Führen Sie bereits eine Abstimmung durch, die dem IRS zum Review und zum Abgleich mit seinen Daten zur Verfügung gestellt werden kann? Bei vielen Häusern sehen wir, dass die Abstimmung manuell durchgeführt wird, was bei oft über 100 zu analysierenden Formularen zu immanenten Fehlern führt. Diese manuelle Durchführung ist für viele Banken eine Herausforderung und kann bei teilweise Millionen von einzelnen Zahlungen sehr zeitintensiv sein.

Die Lösung zum effizienten Abgleich der 1042-S Formulare

Der Reconciliation Data Cruncher unterstützt Sie bei der Plausibilisierung und dem Abgleich aller 1042-S Formulare auf Differenzen.

In diesem webbasierten Tool haben wir die Erfahrungen der letzten 20 Jahre QI-Regime verarbeitet und bieten Ihnen nicht nur die simple Abstimmung Ihrer Meldungen, sondern auch eine ausführliche Plausibilitätsprüfung. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Sie das Tool ohne langwierige Eingewöhnung eigenständig nutzen und durch die integrierte Speicherung von geänderten Feldern kann dies Ihre bisher manuell durchgeführte Abstimmung ersetzen.

Die Vorteile unserer Lösung im Detail

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Auslesen der Inhalte
Die Inhalte auf den Meldungen werden durch die Software extrahiert und wandelt diese in ein maschinenlesbares Format um. Ein Abtippen der Formulare entfällt, einfache Übertragungsfehler werden vermieden und Sie und Ihre Mitarbeiter können sich auf die qualitative Arbeit konzentrieren.

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Plausibilitätsprüfung
Durch das Auslesen aller verfügbaren Datenfelder und über 50 Plausibilitätsprüfungen pro Formular unterstützen wir Sie über die als Minimum geforderte mathematische Abstimmung hinaus, um Inkonsistenzen aufzudecken und zu hinterfragen.

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1042-S Abgleich
Der automatische Aggregation und Abstimmung der erhaltenen und weitergeleiteten Reportable Amounts/ Steuern bildet die vom IRS geforderte Mindestabstimmung für jedes Jahr der Zertifizierungsperiode. Auf Basis von über Jahre entwickelten Erfahrungswerte erfolgt eine Klassifizierung und Priorisierung von identifizierten Differenzen, um die anschließende Detailanalyse zielgerichtet und effizient durchführen zu können.

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Reporting
Ein standardisierter, aber individualisierbarer Mustertext als Anhang für die QI-Zertifizierung ggü. dem IRS gibt einen klaren Rahmen vor und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Ein Gesamtauszug der ausgelesenen Daten ermöglicht es Ihnen stets noch weitere Analysen durchzuführen und mit anderen Daten zu verbinden.

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Compliance by Design
Kommentare und Änderungen sind jederzeit ersichtlich und können zusammengefasst ausgewertet werden. Dies ermöglicht die Einbindung des Tools im 4-Augenprinzip in den Bankprozess.
 

Kay Böhm

Der Reconciliation Data Cruncher hilft unseren Kunden den verschärften Anforderungen der 1042-S Reportingabstimmung nachzukommen, da unser Tool ihnen nicht nur die Differenzen als Summe angibt (Mindestanforderung), sondern wir mit über 50 Plausibilisierungen pro Formular dabei unterstützen Fehler frühzeitig aufzudecken. Durch die technologische Unterstützung ist der Prozess flüssig, schnell und nachvollziehbar für Dritte dokumentiert.

Kay Böhm, Director Financial Services Audit Banking, PwC Deutschland

Preise

Der Preis versteht sich als jährliche Gebühr für die Nutzung des Tools. Alle Jahre ab der 2. Zertifizierungsperiode (2018) können mit unserem Tool überprüft werden. Neue Formulare werden schnellstmöglich eingebaut und zur Verfügung gestellt.

Basic
5.000 €je Kalenderjahr
  • Auslesen der Inhalte
  • Plausibilitätsprüfung
  • Datenabgleich
  • Reporting
  • Compliance by Design
 
 

Erfüllen Sie Ihre Pflichten als Qualified Intermediary zuverlässig und effizient

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FAQ

 

QI in einem Satz

 

Relevant für die Anwendbarkeit des Vertrages sind alle Kunden, die US-Wertpapiere in ihrem Depot haben, die Erträge (d.h. Zinsen oder Dividenden) generieren. Der QI stellt die steuerliche Ansässigkeit seiner Kunden und das somit anzuwendende Doppelbesteuerungsabkommen fest, wendet den erforderlichen Steuersatz auf die Erträge an und führt die einbehaltene Steuer regelmäßig an die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (nachfolgende IRS genannt) ab. Schließlich hat jährlich ein Reporting u.a. nach Kundengruppen und Ertragsarten getrennt auf dem Formular 1042-S zu erfolgen. Auf dem Formular sind ca. 50 Einzelangaben zu machen.


 

Warum wurde der QI-Vertrag vereinbart?

 

Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (nachfolgend IRS genannt) verpflichtete ab dem 1.1.2001 weltweit die Kreditinstitute zu einem Vertrag (nachfolgend QI-Vertrag genannt), der Bedingungen zur Dokumentation und Überwachung von Kunden und den Einbehalt von Quellensteuer auf US-Erträge beinhaltet. Ausgangslage für die initiale Einführung im Jahr 2001 war, dass die USA annehmen, dass viele US-Bürger Konten/Depots bei ausländischen Banken haben und diese nicht ordnungsgemäß in ihrer Steuererklärung offenlegen (und somit Steuern vermeiden). Diese Regulierung bildet somit die Grundlage für weitere heute zusätzlich bestehenden weltweiten Steuertransparenzoffensiven z.B. FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), CRS (Common Reporting Standard)/AEOI (Automatic Exchange of Information).


 

Wie hängen FATCA und das Qualified Intermediary Agreement genau zusammen?

 

Die Inhalte dieses Vertrages wurden zum 01.07.2014 grundlegend überarbeitet und um diverse Anforderungen aus den FATCA-Regularien erweitert. Die Laufzeit des aktuellen Vertrages endet zum 31.12.2022 und kann ausschließlich von dem QI selbst über das IRS-Online-Portal verlängert werden. Das bisher bekannte Prozedere der regelmäßigen Außenprüfung (ehemals QI-Prüfung; heute Periodic Review) und der damit verbundenen Beantragung einer Prüfungsbefreiung (sog. Waiver) wurde mit dem neuen Vertrag abgeschafft und die QIs verpflichtet ein internes „Compliance Procedure“ (siehe Section 10 des Revenue Procedure 2017-15) einzuführen. QI Qualified Intermediary ein Zwischenverwahrer, der mit dem IRS eine Abzugsvereinbarung getroffen hat.


Welche Rechte und Pflichten ergeben sich für Qualified Intermediaries?

 

Die Verpflichtung ein Compliance Programm gemäß dem QI-Agreement einzuführen, die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Dokumentation der Kunden gemäß den vom IRS vorgegebenen Richtlinien, die Einhaltung der Regelungen im QI- bzw. privatrechtlichen Vertrag und den für die jeweiligen Sitz-Länder geltenden Anlagen zur Berücksichtigung nationaler Legitimations- und Dokumentationsregeln (Attachments), die Verpflichtung den vorgelagerten QI unverzüglich über die Änderungen des eigenen QI-Status mittels eines W-8IMY zu informieren, als Zahlstelle („withholding agent“) gemäß IRC Chapter 3 (Nicht-US-Personen), Chapter 4 (FATCA) und Chapter 61 (US-Personen) zu handeln, die einbehaltenen Steuern entsprechend vollständig und fristgerecht an den IRS abzuführen, den entsprechenden Reporting-Verpflichtungen (1042, 1042-S, 945, 1099) nachzukommen, sowie die auf ihn anwendbaren FATCA-Anforderungen zu erfüllen.


Was ist der Responsible Officer (RO) ?

 

Der QI muss einen Responsible Officer (RO) mit ausreichenden Befugnissen (z.B. Weisungsrechte, Prüfung und Kontrolle) ernennen, um die Aufgaben des RO zu erfüllen und die Einhaltung der Anforderungen an ein QI-Compliance-Programm sicherzustellen. Der RO muss auf dem QI-Antrag und im Account Management System des IRS als RO registriert sein. Die Hauptaufgabe des RO QI (oder eines Delegierten) ist es, ein entsprechendes QI/FATCA-Compliance-Programm zu errichten, das den Anforderungen der Section 10 des QI-Vertrages entspricht. Um diesen Aufgaben nachkommen zu können und insbesondere die Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems feststellen zu können, hat er dieses regelmäßig einer Prüfung zu unterziehen. Der RO QI muss als Kontaktperson für alle QI relevanten Themen oder Anfragen hinsichtlich weiterer Unterlagen oder zusätzlicher Überprüfungsmaßnahmen gegenüber dem IRS fungieren. Er verantwortet das Thema gegenüber dem IRS, ist hinsichtlich der Umsetzung und bei etwaigen Korrekturen gegenüber den relevanten Bereichen weisungsbefugt und bildet schlussendlich die finale Entscheidungsinstanz.


 

Was ist die Selbstzertifizierung?

 

Der Responsible Officer muss entsprechend Section 10.03 des QI-Vertrags alle drei Jahre eine sog. „regelmäßige Zertifizierung“ gegenüber dem IRS vornehmen. Wichtiger Bestandteil ist hierbei die Zertifizierung der internen Kontrollen, wobei zwischen einer eingeschränkten und einer uneingeschränkten Zertifizierung unterschieden wird. Eine eingeschränkte Zertifizierung ist erforderlich, wenn entweder eine sog. Vertragsverletzung (Event of Default) vorliegt oder ein sog. wesentlicher Fehler (Material Failure) vorliegt, welcher bei der Abgabe der Zertifizierung noch nicht behoben wurde. Die Definition von wesentlichen Fehlern und Vertragsverletzungen sind im QI-Vertrag geregelt, enthalten jedoch diverse Ermessensspielräume, weshalb es entscheidend ist eine nachvollziehbare Dokumentation zur Ausübung dieser Ermessensspielräume zu haben. Im Übrigen hat der RO sämtliche Verfahren, Prozesse, Berichte oder Zertifizierungen schriftlich dokumentieren, die er für die Zertifizierung der internen Kontrollen herangezogen hat.


 

Wie werden die sensiblen Daten im “Reconciliation Data Cruncher” geschützt?

 
  • Der gesamte Inhalt des Tools wird zu der folgenden Zeit vollständig gelöscht: 2 AM (UTC+1) Central European Time. Eine nachträgliche Wiederherstellung ist nicht möglich. Die Daten werden somit maximal 24 Stunden gespeichert.
  • Es besteht eine Import-/Exportfunktionalität um den Arbeitsstand zu speichern und jederzeit die Tätigkeit an gleicher Stelle fortzusetzen. Hierbei werden alle im Tool hinterlegten Informationen gespeichert. Die Zip-Datei ist mit einem Passwort verschlüsselt und darf bzw. kann nicht geändert werden.
  • Inhouse PwC PaaS Solution mit Sicherheitsfreigabe für Financial Sector Audit Engagement
  • Mandantentrennung durch separate Container-Instanzen

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