Reconciliation Data Cruncher

Relevant für die Anwendbarkeit des Vertrages sind alle Kunden, die US-Wertpapiere in ihrem Depot haben, die Erträge (d.h. Zinsen oder Dividenden) generieren. Der QI stellt die steuerliche Ansässigkeit seiner Kunden und das somit anzuwendende Doppelbesteuerungsabkommen fest, wendet den erforderlichen Steuersatz auf die Erträge an und führt die einbehaltene Steuer regelmäßig an die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (nachfolgende IRS genannt) ab. Schließlich hat jährlich ein Reporting u.a. nach Kundengruppen und Ertragsarten getrennt auf dem Formular 1042-S zu erfolgen. Auf dem Formular sind ca. 50 Einzelangaben zu machen.

Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (nachfolgend IRS genannt) verpflichtete ab dem 1.1.2001 weltweit die Kreditinstitute zu einem Vertrag (nachfolgend QI-Vertrag genannt), der Bedingungen zur Dokumentation und Überwachung von Kunden und den Einbehalt von Quellensteuer auf US-Erträge beinhaltet. Ausgangslage für die initiale Einführung im Jahr 2001 war, dass die USA annehmen, dass viele US-Bürger Konten/Depots bei ausländischen Banken haben und diese nicht ordnungsgemäß in ihrer Steuererklärung offenlegen (und somit Steuern vermeiden). Diese Regulierung bildet somit die Grundlage für weitere heute zusätzlich bestehenden weltweiten Steuertransparenzoffensiven z.B. FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), CRS (Common Reporting Standard)/AEOI (Automatic Exchange of Information).

Die Inhalte dieses Vertrages wurden zum 01.07.2014 grundlegend überarbeitet und um diverse Anforderungen aus den FATCA-Regularien erweitert. Die Laufzeit des aktuellen Vertrages endet zum 31.12.2022 und kann ausschließlich von dem QI selbst über das IRS-Online-Portal verlängert werden. Das bisher bekannte Prozedere der regelmäßigen Außenprüfung (ehemals QI-Prüfung; heute Periodic Review) und der damit verbundenen Beantragung einer Prüfungsbefreiung (sog. Waiver) wurde mit dem neuen Vertrag abgeschafft und die QIs verpflichtet ein internes „Compliance Procedure“ (siehe Section 10 des Revenue Procedure 2017-15) einzuführen. QI Qualified Intermediary ein Zwischenverwahrer, der mit dem IRS eine Abzugsvereinbarung getroffen hat.

Die Verpflichtung ein Compliance Programm gemäß dem QI-Agreement einzuführen, die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Dokumentation der Kunden gemäß den vom IRS vorgegebenen Richtlinien, die Einhaltung der Regelungen im QI- bzw. privatrechtlichen Vertrag und den für die jeweiligen Sitz-Länder geltenden Anlagen zur Berücksichtigung nationaler Legitimations- und Dokumentationsregeln (Attachments), die Verpflichtung den vorgelagerten QI unverzüglich über die Änderungen des eigenen QI-Status mittels eines W-8IMY zu informieren, als Zahlstelle („withholding agent“) gemäß IRC Chapter 3 (Nicht-US-Personen), Chapter 4 (FATCA) und Chapter 61 (US-Personen) zu handeln, die einbehaltenen Steuern entsprechend vollständig und fristgerecht an den IRS abzuführen, den entsprechenden Reporting-Verpflichtungen (1042, 1042-S, 945, 1099) nachzukommen, sowie die auf ihn anwendbaren FATCA-Anforderungen zu erfüllen.

Der QI muss einen Responsible Officer (RO) mit ausreichenden Befugnissen (z.B. Weisungsrechte, Prüfung und Kontrolle) ernennen, um die Aufgaben des RO zu erfüllen und die Einhaltung der Anforderungen an ein QI-Compliance-Programm sicherzustellen. Der RO muss auf dem QI-Antrag und im Account Management System des IRS als RO registriert sein. Die Hauptaufgabe des RO QI (oder eines Delegierten) ist es, ein entsprechendes QI/FATCA-Compliance-Programm zu errichten, das den Anforderungen der Section 10 des QI-Vertrages entspricht. Um diesen Aufgaben nachkommen zu können und insbesondere die Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems feststellen zu können, hat er dieses regelmäßig einer Prüfung zu unterziehen. Der RO QI muss als Kontaktperson für alle QI relevanten Themen oder Anfragen hinsichtlich weiterer Unterlagen oder zusätzlicher Überprüfungsmaßnahmen gegenüber dem IRS fungieren. Er verantwortet das Thema gegenüber dem IRS, ist hinsichtlich der Umsetzung und bei etwaigen Korrekturen gegenüber den relevanten Bereichen weisungsbefugt und bildet schlussendlich die finale Entscheidungsinstanz.

Der Responsible Officer muss entsprechend Section 10.03 des QI-Vertrags alle drei Jahre eine sog. „regelmäßige Zertifizierung“ gegenüber dem IRS vornehmen. Wichtiger Bestandteil ist hierbei die Zertifizierung der internen Kontrollen, wobei zwischen einer eingeschränkten und einer uneingeschränkten Zertifizierung unterschieden wird. Eine eingeschränkte Zertifizierung ist erforderlich, wenn entweder eine sog. Vertragsverletzung (Event of Default) vorliegt oder ein sog. wesentlicher Fehler (Material Failure) vorliegt, welcher bei der Abgabe der Zertifizierung noch nicht behoben wurde. Die Definition von wesentlichen Fehlern und Vertragsverletzungen sind im QI-Vertrag geregelt, enthalten jedoch diverse Ermessensspielräume, weshalb es entscheidend ist eine nachvollziehbare Dokumentation zur Ausübung dieser Ermessensspielräume zu haben. Im Übrigen hat der RO sämtliche Verfahren, Prozesse, Berichte oder Zertifizierungen schriftlich dokumentieren, die er für die Zertifizierung der internen Kontrollen herangezogen hat.

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