Smart Business Insight Suite

Die regulatorischen Anforderungen und die fortschreitende Globalisierung stellen international tätige Unternehmen vor eine Vielzahl organisatorischer Probleme. Dabei ist es nicht immer einfach, den Überblick über die Compliance-Verantwortlichkeiten zu behalten. Hieraus können unter Umständen auch Haftungsrisiken entstehen. Mit der Smart Business Insight Suite unterstützt PwC Sie mit einem innovativen und vor allem intuitiv zu bedienenden Tool beim Management und Monitoring Ihrer weltweiten Compliance-Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Unternehmen haben, unabhängig vom Umfang der internationalen Verflechtungen, gesetzlicher Anforderungen und Verpflichtungen zu erfüllen. Bei multinationalen Unternehmen erweitert sich diese Managementverantwortung entsprechend. Daher ist ein homogenes Management in Form einer einheitlichen Dokumentation, Vorgehensweise und Abbildung von Prozessen essenziell. Die Abbildung der Prozesse in der Smart Business Insight Suite führt dazu, dass Prozessverantwortlichkeiten eindeutig definiert und sämtliche Prozessschritte berücksichtigt werden. Das integrierte Dokumentensystem führt bei Betriebsprüfungen oder strafrechtlich relevanten Sachverhalten zu einer eindeutigen und nachweisbaren Dokumentation. Daneben unterstützt die Setzung von internen Fristen die Ressourcenplanung.

Grundsätzlich eignet sich die Smart Business Insight Suite für alle Prozesse. Das Tool kann individuell durch Sie konfiguriert werden. Dadurch können Prozesse mit einer geringen Anzahl von Teilschritten, aber auch einer Vielzahl von einzelnen Bearbeitungsschritten erfasst werden. Durch die individuelle Konfiguration können Sie jederzeit flexibel auf Änderungen reagieren und sind hierbei vollkommen unabhängig von externen Berater:innen.

Mittels des integrierten Operational Risks Bereichs können operative Risiken und Kontrollen abgebildet werden. Durch die Reportingmöglichkeiten der Smart Business Insight Suite kann die Risiko-Kontroll-Matrix ad hoc exportiert werden. Hiermit werden essenzielle Bestandteile eines angemessenen und wirksamen Tax CMS abgebildet. Daneben kann die Kontrolldurchführung ganz intuitiv bestätigt und die Dokumentation, z.B. auf dem Laufwerk oder in der unternehmensinternen Cloud, verlinkt bzw. hochgeladen werden. Änderungen am Status der Kontrolldurchführung können mit Zeitstempel für Audit-Zwecke ausgewertet und nachgewiesen werden.

Sie können sowohl interne als auch externe Mitarbeiter:innen und Berater:innen für die Smart Business Insight Suite freischalten. Dabei können Sie das Berechtigungskonzept der Suite nutzen, sodass Ihre Daten jederzeit geschützt sind. Eine Anpassung der Zugriffsrechte ist durch die von Ihnen festgelegten Administrator:innen möglich. Die Software lässt sich daher unabhängig von PwC verwalten. Es besteht keine Beschränkung der Nutzer- oder Administratorenzahl. Auch Ihre Lizenzkosten werden durch die Anzahl der Nutzer:innen nicht beeinflusst.

Grundsätzlich können Sie das Tool vollständig selbstständig aufsetzen und bedienen. Jedoch bieten wir Ihnen gerne unsere Unterstützung für die Erstimplementierung an. Hierbei legen wir mit Ihnen gemeinsam den Projektplan fest, definieren die Metadaten, Prozesse und Verantwortlichkeiten, schulen Ihre Mitarbeiter:innen (insbesondere die Administrator:innen und Super User) im Umgang mit der Suite und gehen mit Ihnen in die User-Acceptance-Phase. Daneben übernehmen wir die Überführung in die Betriebsbereitschaft durch den Upload der Metadaten. In Summe werden für den Implementierungsprozess anhand der zuvor genannten Schritte erfahrungsgemäß 5 bis 10 Personentage benötigt. Dies ist abhängig von Ihrem Bedarf. Die Software kann somit kurzfristig (ca. 1 bis 8 Wochen) mit Ihren Prozessen, Risiken, Kontrollen und Fragebogen einsatzbereit implementiert werden.

Mittels der Option „Edit Multiple” können Sie verschiedene Aufgaben in einem Durchlauf anpassen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, neue Prozesse durch einen gesammelten Upload hochzuladen und die Aufgaben direkt zu verknüpfen (Batch-Upload). Bei der Erstimplementierung stehen Ihnen die PwC-Ansprechpartner:innen gerne zur Verfügung und schulen Ihre Administrator:innen und Super User für die eigenständige operative Umsetzung. Durch die Rollforward-Funktionalität können alle Prozesse, welche im Folgejahr wiederholt werden, z.B. die Abgabe der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen oder Quartalsabschlüsse, übertragen werden. Dahinter verbirgt sich ein manueller Aufwand, der jedoch innerhalb weniger Minuten abgeschlossen ist und im Vergleich zur Anpassung von Excel-Dateien und Laufwerkstrukturen ein enormes Einsparpotenzial bietet.

Mittels Smart Survey können Sie steuerliche Informationen innerhalb Ihres Unternehmens einsammeln. Die Konfiguration ist dabei individuell gestaltbar und anpassbar. Daneben kann eine Verknüpfung mit den zu bearbeitenden Prozessen erfolgen. Die so eingeholten Informationen können Sie in einem einheitlichen Format auswerten lassen und für die weiteren Prozessschritte, z.B. die Erstellung der Steuererklärung oder steuerliche Gestaltungen, verwenden.

Smart Business Insight Suite nutzt die Hosting-Lösung von Microsoft, die von PwC Global Hosting Services bereitgestellt und gewartet wird und in Amsterdam, Niederlande, gehostet wird. Die globale Informationssicherheitsrichtlinie (ISP) von PwC ist auf die Anforderungen der ISO 27001:2013 abgestimmt. Die ISO-Zertifizierung wird durch jährliche Audits von Dritten aufrechterhalten. Die Smart Business Insight Suite wird in der Microsoft Azure Cloud als Teil des PwC Hybrid Cloud Service (HyCS) gehostet. Die Instanz der Smart Business Insight Suite wird im regionalen Hosting-Standort von Microsoft Azure gehostet: Amsterdam, Niederlande. Dabei bestehen zwei physisch getrennte Datencenter (Produktivumgebung / Backup). Ihre Daten verbleiben zu jedem Zeitpunkt innerhalb der EU.