ESCRIBA ECAP Document Services for Workday
No- und Low-Code Dokumentenmanagement-Software von ESCRIBA
Automatisierte Dokumentenerstellung in gewohnter Workday-Umgebung
Ob Arbeitsvertrag, Arbeitszeitänderungsantrag oder Weiterbildungsantrag: So gut wie jedes Dokument, das in der Personalabteilung erstellt wird, ist an interne wie externe Compliance-Anforderungen gekoppelt und beinhaltet in der Regel eine Vielzahl an Daten. Sie sind rechtsbindend und deshalb einer besonderen Sorgfalt unterlegen. Dennoch geht das Dokumentenmanagement, insbesondere die Dokumentenerstellung, in vielen Unternehmen nach wie vor mit manuellen Prozessen einher und beansprucht somit umfangreiche Ressourcen. Es ist zudem eine Fehlerquelle, die rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Vorteile
100%
Compliance-konform
Mit ESCRIBA ECAP Document Services erstellen und nutzen Unternehmen nach nur wenigen Klicks rechtssichere Templates.
< 78%
Zeitersparnis
Im direkten Vergleich zu manuell erstellten Dokumenten und Verträgen schont ESCRIBA ECAP Document Services maßgeblich die wichtige Ressource Zeit. Die automatisierte Dokumentenerstellung steigert damit deutlich die Effizienz im HR-Dokumentenmanagement.
< 74%
Kostenreduktion
Durch die Workday-Integration agieren Unternehmen aus einer einzigen Umgebung heraus. Zusätzliche HR-Dokumentenmanagementsysteme sind nicht notwendig. Die Automatisierung senkt zudem die Pesonalkosten. Gleichzeitig können Ressourchen für sinnstiftendere HR-Tätigkeiten eingesetzt werden.
Starkes Doppel: Integrierte Daten- und Dokumentenmanagement-Software
Unter Verwendung der in Workday vorliegenden Datenbasis erstellt ESCRIBA ECAP Document Services for Workday rechtssichere und Compliance-konforme Dokumente wie Arbeitsverträge nach individuellen Unternehmensanforderungen.
01
Konfiguration des ESCRIBA Connectors
Der ESCRIBA Connector ist die technische Basis für die Verbindung zwischen ESCRIBA und der Workday-Umgebung des Kunden. Das System ist schnell installiert und konfiguriert: Zunächst wird die technische Verbindung hergestellt, anschließend können die benötigten Datenfelder der Workday APIs durch Konfiguration im Connector verbunden, ganz ohne Programmierung – unkompliziert und einfach. Damit steht dem bidirektionalen Datenaustausch nichts mehr im Wege.
02
Anlage der Stammdaten
Als Basis für die automatisierte Dokumentenerstellung benötigt das System lediglich Stammdaten. Sofern sie nicht bereits hinterlegt sind, werden diese vom Workday User eingepflegt.
03
Automatisierte Dokumentenerstellung
Der virtuelle Assistent der Dokumentenmanagement-Software führt den User anhand einer nutzerfreundlichen Oberfläche durch die Auswahl einzelner Vertragskomponenten. Anschließend generiert die Dokumentenmanagement-Software einen personalisierten Entwurf.
04
Fertigstellung
Vor der Dokumenterstellung ist der Entwurf vom User hinsichtlich der einzelnen vorab definierten Bestandteile zu prüfen. Ist alles korrekt, schließt die finale Bestätigung den Workflow ab und der Arbeitsvertrag wird erstellt.