ESCRIBA ECAP Document Services for Workday
No- und Low-Code Dokumentenmanagement-Software von ESCRIBA
Automatisierte Dokumentenerstellung in gewohnter Workday-Umgebung
Ob Arbeitsvertrag, Arbeitszeitänderungsantrag oder Weiterbildungsantrag: So gut wie jedes Dokument, das in der Personalabteilung erstellt wird, ist an interne wie externe Compliance-Anforderungen gekoppelt und beinhaltet in der Regel eine Vielzahl an Daten. Sie sind rechtsbindend und deshalb einer besonderen Sorgfalt unterlegen. Dennoch geht das Dokumentenmanagement, insbesondere die Dokumentenerstellung, in vielen Unternehmen nach wie vor mit manuellen Prozessen einher und beansprucht somit umfangreiche Ressourcen. Es ist zudem eine Fehlerquelle, die rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Vorteile
100%
Compliance-konform
Mit ESCRIBA ECAP Document Services erstellen und nutzen Unternehmen nach nur wenigen Klicks rechtssichere Templates.
< 78%
Zeitersparnis
Im direkten Vergleich zu manuell erstellten Dokumenten und Verträgen schont ESCRIBA ECAP Document Services maßgeblich die wichtige Ressource Zeit. Die automatisierte Dokumentenerstellung steigert damit deutlich die Effizienz im HR-Dokumentenmanagement.
< 74%
Kostenreduktion
Durch die Workday-Integration agieren Unternehmen aus einer einzigen Umgebung heraus. Zusätzliche HR-Dokumentenmanagementsysteme sind nicht notwendig. Die Automatisierung senkt zudem die Pesonalkosten. Gleichzeitig können Ressourchen für sinnstiftendere HR-Tätigkeiten eingesetzt werden.
Starkes Doppel: Integrierte Daten- und Dokumentenmanagement-Software
Unter Verwendung der in Workday vorliegenden Datenbasis erstellt ESCRIBA ECAP Document Services for Workday rechtssichere und Compliance-konforme Dokumente wie Arbeitsverträge nach individuellen Unternehmensanforderungen.
01Konfiguration des ESCRIBA Connectors
Der ESCRIBA Connector ist die technische Basis für die Verbindung zwischen ESCRIBA und der Workday-Umgebung des Kunden. Das System ist schnell installiert und konfiguriert: Zunächst wird die technische Verbindung hergestellt, anschließend können die benötigten Datenfelder der Workday APIs durch Konfiguration im Connector verbunden, ganz ohne Programmierung – unkompliziert und einfach. Damit steht dem bidirektionalen Datenaustausch nichts mehr im Wege.
Im Spotlight
Ausgereifte Multisystemlösung
On Premises, in der Cloud oder hybrid
Preise
On Demand
Das ESCRIBA-Preismodell ist individuell abgestimmt und basiert auf den jeweiligen Kundenanforderungen. So fallen nur Kosten für die tatsächlich genutzten Funktionalitäten an.
- Lizenzmodell auf Basis der Nutzeranforderungen
- Stammdaten- oder User-basierte Abrechnung
- Bereitstellung: On-Premises, Cloud oder hybrid
Ab 2.000 €
netto
Wie läuft die Workday-Integration von ESCRIBA ECAP Document Services for Workday ab?
Die Integration von Workday mit den ESCRIBA ECAP Document Services ist schnell und umkompliziert .
Zur Herstellung der technischen Verbindung werden von Workday im Standard angebotene Schnittstellen anhand unserer Integrationsvorlagen in den ESCRIBA Enterprise Integration Services unkompliziert angebunden. Weitere Daten, z.B. Details aus laufenden Workday Geschäftsprozessen sowie beliebige weitere Informationen, die über Custom Reports via Reports-as-a-Service bereitgestellt werden, können ebenfalls verwendet werden. Wenn die Datenfelder einmal angebunden wurden, können diese einfach für die Erstellung von Dokumenten, aber z.B. auch für die Steuerung von Geschäftsprozessen mit wenigen Klicks herangezogen werden.
Der Integrationsprozess kann von Kunden selbstständig, durch ESCRIBA und PwC begleitet oder eigeninitiativ durch uns initiiert werden.
Wie lange dauert die Workday-Integration der Dokumentenmanagement-Software?
Sobald eine Workday-Schnittstelle bereitgestellt und die technische Verbindung mit ESCRIBA hergestellt ist, ist die Anbindung innerhalb weniger Stunden konfiguriert. Bis zum Go-Live sind meist weitere Abstimmungen und Tests nötig, die erfahrungsgemäß etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Lassen sich auch andere Dokumententypen wie Lieferanten- oder Mietverträge mit ESCRIBA ECAP Document Services for Workday erstellen?
Mit ESCRIBA ECAP Document Services lässt sich jeglich Art von Dokument automatisiert oder mithilfe der Assistenten-basierten Oberfläche erstellen. Dank der Integration in die ESCRIBA ECAP No- und Low-Coding-Plattform ist dem Spektrum an Use Cases keine Grenze gesetzt. Es können weiterhin fast alle IT-Systeme über Integrationen und Schnittstellen angebunden und Daten daraus verfügbar gemacht werden (bspw. CRM-Systeme mit Kundendaten zur Erstellung von unterschiedlichen Verträgen oder AGBs mit beispielsweise länderspezifischen Anforderungen).
In welchen Sprachen ist die automatisierte Dokumentenerstellung möglich?
Mit ESCRIBA ECAP Document Services ist die automatisierte Dokumentenerstellung in einer Vielzahl von Sprachen möglich. Neben den Standardsprachen Deutsch und Englisch können zusätzlich weitere Oberflächen- und Lizenzsprachen lizensiert werden. Das Spektrum umfasst dabei den Großteil der europäischen Sprachen, aber auch Sprachen wie Türkisch, Japanisch, Chinesisch, Russisch, Hebräisch und mehr.
Wie trägt ESCRIBA ECAP Document Services for Workday zur Nachhaltigkeit im HR-Dokumentenmanagement bei?
Durch die automatisierte Dokumentenerstellung und -ablage innerhalb der Workday-Umgebung wird der Papierverbrauch in Unternehmen deutlich reduziert.
Ein weiterer Nachhaltigkeitsaspekt ist bei den Personalressourcen zu sehen. Durch die (Teil-)Automatisierung bestimmter Prozesse können Personalressourcen sinnvoller eingesetzt werden. Beispielsweise können HR-Spezialist:innen den Fokus auf die Arbeit mit den Mitarbeitenden sowie auf deren individuelle Anliegen legen.
Als weiterer Aspekt sind Self-Service-Komponenten anzuführen, die die Ressource Zeit sowohl für die Mitarbeitenden als auch die Personalabteilung optimieren. So können Mitarbeitende zum Beispiel Arbeitszeit- oder Namensänderung sowie Arbeitsbescheinigungen selbst über ein Self-Service-Portal beantragen und generieren, ohne die Personalabteilung hinzuziehen zu müssen. Damit werden auf beiden Seiten Aufwände reduziert und Prozesse signifikant verschlankt, was nicht zuletzt dazu führt, dass die Nutzerzufriedenheit steigt.
